不動産売却に必要な書類とその取得方法って?書類周りの悩みを解決する【監修記事】

不動産を売却するときに必要な書類は、売却までの流れの中で異なりますし、必要な書類は不動産会社からその都度指示されるため、言われてからそろえても大丈夫です。
自分でそろえなくても、不動産会社が代わりに用意してくれる書類も多くあります。

ただし、あらかじめ準備しておくと、慌てずに済みスムーズに不動産売却を進めることができます。売却手続きがスムーズに行えると、買主にとってもメリットが大きく、せっかくの購入希望者を逃さないためにも、事前準備は大切です。

公的な書類は日中の昼間しか用意できない場合もあり、書類をそろえるのは何かと面倒です。

不動産売却の流れについてはこちらをご確認ください。

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住宅売却をする
福谷 陽子
【監修】福谷 陽子
京都大学法学部卒業の元弁護士
保有資格:司法試験合格、簿記2級
不動産の売買や相続、破産管財、任意売却など多種多様な経験を積んでいる。
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不動産売却に必要な書類一覧

必要書類は売主の状況や不動産会社の方針によっても変わるため、すべてが必ず必要とも限りませんし、これ以外の書類を求められるケースもあります。
主に必要なものは、次のような書類です。

取得先書類戸建マンション土地
法務局(登記所)登記簿謄本(登記事項証明書)
登記済権利証・登記識別情報
地図(公図)
不動産所有者建築確認済証・検査済証
管理規約・使用細則
マンションの維持費に関する書類
固定資産税納税通知書・課税明細書
設計図書・工事記録書
間取り図・パンフレット・広告
不動産取得時の契約書・重要事項説明書
預貯金口座情報
ローン残高証明書
売主自身・役所本人確認書類
実印・印鑑登録証明書
住民票・戸籍の附票
その他付帯設備および物件状況確認書
土地測量図・境界確認書
耐震診断報告書
アスベスト使用調査報告書
住宅性能評価書

※○:原則必要 △:場合による -:非該当

不動産の売却には、査定から物件の引き渡しまで、非常に多くの書類が関係します。
必要書類は、戸建て、マンション、土地でも異なりますが、必須の書類は登記関係書類と本人確認書類です。

以下で、1つ1つの書類について、どのような書類なのか、どのように取得するのかみていきましょう。

法務局(登記所)が交付する書類

不動産売買の際には、法務局(登記所)が交付する書類が多く使われます。
登記の記録である登記簿は、不動産取引の公正のために誰でも閲覧・取得可能ですが、所有者しか持っていない書類もあります。

登記簿謄本(登記事項証明書)

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不動産の情報、権利者とその権利など、登記されている記録を証明できる書類で、全国各地にある登記所(法務局や支局・出張所)で取得可能です。
登記簿での管理なら登記簿謄本、電子化されていれば登記事項証明書を取得します。
最近では、オンライン請求も可能になり、登記所に足を運ぶ必要もなくなりました。

オンライン申請をすれば、謄本も郵送で送ってくれます。
※登記簿謄本と登記事項証明書は内容的には同じなので、どちらか一方で問題ありません。

登記簿謄本には、不動産の権利関係、建物の床面積や土地の地積(面積)などの詳細情報が記載されていますので、あらゆる場面でとても重要な書類です。
土地と建物は異なる不動産であり、それぞれが登記されていますので、土地と建物の両方が対象であれば登記簿謄本もそれぞれ必要になります。

ポイント

・不動産の各情報、建物や土地の面積などが記載されており、売却には必要不可欠な書類

取得方法

・登記所に問い合わせる(法務局が提供するオンライン請求が便利)

登記事項証明書にはいくつか種類がありますので注意が必要です。

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登記済権利証・登記識別情報

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登記済権利証、登記識別情報は不動産の登記完了によって、登記名義人に交付される書類です。不動産の取得時に所有権が登記されると、所有者が法務局から受け取れます。。
必然的に所有者しか持っていませんので、「権利書」や「権利証」とも呼ばれます。

登記済権利証は登記簿で管理されている登記所、登記識別情報は電子化されている登記所で利用されており、再発行できないため非常に重要です。
ただし、これらの書類を持っているから絶対に所有者というわけではなく、所有権の登記をした本人であることを証明できるに過ぎません。
紛失していても所有権が失われるものではありませんが、実務上はこれらの書類で所有権者としての確認が行われるため重要です。

もし紛失した場合、他の誰かによって自身の不動産に不正の登記がされる可能性もあります。
紛失したら、不正登記を予防するため早めに、最寄りの登記所に相談してみてください。

震災の影響で権利証を紛失されるケースもあります。
東北地方太平洋沖地震の場合は、下記の連絡先に問い合わせてみることをお勧めします。

東北地方太平洋沖地震により権利証(登記済証・登記識別情報通知書)を紛失した場合について | 法務局HP

ポイント

・所有権者としての証明として重要な、再発行不可能な書類

取得方法

・なし(※登記完了時に交付、再発行不可能)

地図(公図)

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不動産売却では、隣地も含めて土地の区画が示されている地図が必要です。可能であれば登記所で取得した図面がよいとされますが、物件の所在を図で示すための地図で足りますので、一般に売られている住宅地図などでの代用事例も多くあります。

公図は「地図に準ずる図面」として、地図の代わりとして登記所で取得できます。
公図は古い時代に作成された地図です。不正確なため現在置き換え作業が進められており、公図しかない土地では、地積測量図を必要とすることもあります。

ポイント

・隣地も含めて土地の区画が示されている地図であればよい(登記所で取得したものが望ましい)

取得方法

・登記所で取得する、市販のものを買う

不動産の所有者が保有している書類

ここで説明しているのは、所有者が持っている書類ですが、必ずしもすべての書類を用意する必要があるとは限りません。
必要なら不動産会社に指示されるため、可能性として捉えてください。

建築確認済証・検査済証

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戸建て建物の所有者が持っている書類で、役所(または検査機関)が交付します。
どちらの書類も、建物が建築基準法に適合していることを証明するものです。

建築確認済証は建築前の確認申請段階で交付され、検査済証は建築後の完了検査に合格すると交付されます。査定時に必要とされることは少ないのですが、売却時には適法な建築物であることを証明するために必須です。

これらの書類は、紛失しても再発行はできませんが、発行したことを証明する証明書は発行してもらえるので、紛失しているなら役所に問い合わせてみましょう。

ポイント

・建物が建築基準法を満たしているかの証明書類。売却時には必ず必要な書類

取得方法

・役所に問い合わせる

管理規約・使用細則

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マンションの管理組合で決められた管理規約や使用細則は、所有者の全員に冊子として配られるのが通常です。
配布された管理規約や使用細則が手元になくても、管理組合の組合員であれば閲覧が許されるため、コピーを取らせてもらえば対応できます。

査定時に必須の書類ではありませんが、マンションの制限として買主に知らせるべき内容を含みますし、ルールもわからないマンションを買うのは普通に考えて誰でも抵抗があるので、売却時は必須の書類とされています。

ポイント

・マンションのルールや制限などが記載されており、売却時に必須の書類

取得方法

・マンションの管理組合でコピーする

マンションの維持費に関する書類

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マンションでは、管理費や修繕積立金などの金額も、買主にとっては重要な情報になるため、維持費の金額がわかる書類を用意しておきましょう。
査定時に必要とされることは少ないのですが、売買契約までにはそろえておくべきです。

ポイント

・買主の売買の判断には重要な維持費が記載されており、契約時には揃えたい

取得方法

・手元にない場合は、管理会社に問い合わせる

固定資産税納税通知書・課税明細書

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1月1日時点における不動産の所有者には、その年の5月以降のタイミングで、固定資産税や都市計画税の納税通知書と課税明細書が送られます。
対象不動産の固定資産税評価額や税額が記載されており、評価額を査定の参考にしたり登録免許税の計算に使ったりします。また、固定資産税を売却時に精算するためにも必要です。

納税義務がある不動産の所有者しか持っていない書類です。情報としては評価額と税額があれば足りるため、紛失していても評価額は固定資産評価証明書、税額は固定資産公課証明書(公課証明書には評価額も記載されている)で代えることが可能です。

ポイント

・査定の参考や税金の計算に使用するもので、代替は可能

取得方法

・不動産の所有者にもらう、税務署に問い合わせる

設計図書・工事記録書

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建物の図面や仕様書などの一式を、一般には設計図書といいます。
戸建では施工会社や不動産会社、前の所有者から渡されるものですが、マンションでは設計図書が管理組合や管理会社にて保管されています。

戸建なら自分で用意する書類がありますので、保管してなければ施工会社や購入した不動産会社に問い合わせしてみましょう。
マンションでは、買主を仲介する不動産会社が、管理組合や管理会社に問い合わせて閲覧させてもらうことが通常です。

売却に必須の書類ではありませんが、設計図書や工事記録書は、どのような設計でどのような工事がされて建てられた家か記録しているため、特に買主が将来増改築をする際にあると便利です。あると親切ですので、できるだけ用意しておきましょう。

ポイント

・売却に必須な書類ではないが、用意しておくと親切な書類

取得方法

・施工会社/不動産会社に問い合わせる(戸建て)、管理組合/管理会社(マンション)に問い合わせる

間取り図・パンフレット・広告

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建物の取得時は、事前に間取り図が掲載されたパンフレットや広告を見ているでしょう。それらが手元にあれば売却時に買主へ提出します。
なお、設計図書はこれらより詳細です。パンフレット等は、必須の書類ではありません。

ポイント

・持っていれば用意したいが、なくても問題ない

取得方法

・なし

不動産取得時の契約書・重要事項説明書

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売買契約書や建築工事請負契約書と、不動産会社を取得したときに仲介を依頼していた不動産会社から受け取った重要事項説明書です。
特に重要事項説明書には、買主に説明するべき物件の状況などが含まれているため、確実に用意しましょう。あとは「あると良い」という程度です。

ポイント

・不動産売買の透明性を担保するための書類で、あったほうがよい書類

取得方法

・なし

預貯金口座情報

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売却代金(場合によっては手付金)の振込先情報として必要です。
不動産は高額取引であるため、現金を手渡しすることは少なく、ほとんどが振込による代金の授受が行われます。

ポイント

・売却代金を受け取ることのできる口座情報が必要

取得方法

・なし

ローン残高証明書

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売却物件にローンが残っているときは必要とされる書類です。
ローン残高証明書は、借り入れている金融機関に発行してもらいますが、返済予定表で代えられるケースもあります。

ポイント

・ローンが残っているときのみ必要

取得方法

・金融機関に発行してもらう

不動産売却に必要な書類を効率良くあつめる方法

不動産売却に必要な書類は、とても多数です。
専門用語が多く使用されており、内容を見ても理解できないケースもあります。

不動産会社には宅建を持った方がいますし、なんせ不動産売却のプロです。
どの書類が必要か、どのように集めればよいかを物件や売主ごとに判断してもらえます。
自分一人で悩まず書類集めを不動産会社に手伝ってもらうと良いでしょう。
書類の取得を代行してくれることもあります。

ただし、どんな不動産会社でも相談にのってくれるわけではありません。
不動産会社も多くのお客さんの対応をしています。
一人一人に時間をかけることはできません。
それでも、売却が成功するまで親身になって相談に乗ってくれる方もいます。

不動産会社は大手から地場の会社、そして担当者レベルまで千差万別です。
重要なのは、自分にあった不動産会社・担当者を見つけることと言えます。

自分にあった不動産会社・担当者を見つけるには複数の不動産会社に依頼をしましょう。その際便利なのが、「不動産一括査定」です。

すまいValue運営会社住友不動産販売
三井不動産リアルティ
三菱地所ハウスネット等大手不動産会社6社
運営開始時期2016年8月
対象エリア全国
累計利用者数36万人
提携会社数6社
同時依頼社数6社
HOME'S運営会社株式会社LIFULL
運営開始時期2014年
対象エリア全国
累計利用者数612万人
提携会社数約1,700社
同時依頼社数6社

一括査定について、デメリット・メリットも含めてもっと詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。

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不動産一括査定

本人確認等のために使用される書類

不動産取引では、本人確認されずに売買が成立することは考えられません。本人の意思によらない契約は無効だからです。
売主が保有している本人確認書類、役所で取得する本人確認書類について説明します。

本人確認書類

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よく使われるのは運転免許証です。パスポート、住基カードなども、一般に本人確認で使われます。
できれば顔写真付きが望ましいのですが、持っていない人もいるため、健康保険証などでも構いません。

不動産売却では、本人確認(本人が売却する意思の確認)が必ず行われます。
不正取引を防止するために絶対的な条件で、本人であることが十分に推測できる状況であっても、まともな不動産会社や司法書士ならば本人確認します。

ポイント

・運転免許証をもっておくことで十分

取得方法

・なし

実印・印鑑登録証明書

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実印とは、役所に印鑑登録している印鑑のことです。いわゆる安価な三文判でも、印鑑登録していれば実印として扱われます。
逆にどれほど高価な印鑑でも、役所に印鑑登録していないと実印ではありません。

不動産の売却では、実印を使って契約書等の書類に押印するのが一般的です。
その際、実印が本物であることを証明する書類として印鑑登録証明書が必要です。印鑑登録した役所に申請して交付してもらいます。
発行から3ヶ月以内の書類を提出するよう指定されているケースが多くありますので、この点は注意しましょう。

ポイント

・3ヶ月以内に取得したもののみ有効の場合がある

取得方法

・役所で交付してもらう

住民票・戸籍の附票

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地域の住民であることと住所を証明する書類です。
住民登録をしている地域の役所に申請して交付してもらいます。

住民票が必要になるのは、登記簿上の住所と現在の住所が異なる場合です。登記簿上の住所から現在の住所に至るまでの住所履歴の証明のために提出します。
住民票についても3ヶ月以内に発行されたものに限定されていることが多くなります。

また、住民票だけで住所履歴を証明できないときは、戸籍の附票という戸籍単位で管理された住所履歴が必要になることもあります。
住民票と違い、戸籍の附票は本籍地の役所に申請するので注意しましょう。

ポイント

・登記簿上の住所と現在の住所が異なる場合にのみ必要

取得方法

・住民登録している役所で交付してもらう

その他の書類

その他の必要書類は、主に物件関係の書類です。
いずれも重要な書類ですが、必要とされるかどうかは買主や不動産会社の対応でも異なるため、不動産会社に確認しましょう。

付帯設備および物件状況確認書

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付帯設備および物件状況確認書は、名称のとおり付帯設備と物件状況を記載して買主に報告するもので、普通は不動産会社が書式を用意してくれます。
付帯設備がない土地の場合は、物件状況だけ記載することになります。

各種付帯設備の有無、物件の瑕疵(不具合)について知っていることを記載しましょう。不利になりそうだからと黙っていると相手を騙すことになってしまいます。
売主が問題を知っていて告げなかったら、後に契約解除や損害賠償請求をされる可能性もありますので、必要なことはきちんと告げましょう。

ポイント

・物件の付帯設備や瑕疵は隠さずすべて記載する必要がある

取得方法

・不動産会社に用意してもらう

土地測量図・境界確認書

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戸建や土地の売却時、公図が不正確なときや境界が不明瞭なときに必要になります。査定時に必要とされることは少ない書類です。
面積や境界があいまいでは、トラブルの元になるため売却時は必須です。

土地測量図は、土地の形状と測量結果が記載された図面です。
境界確認書(筆界確認書とも呼ばれます)は、隣地の所有者と土地の境界について合意した文書で、各所有者が実印で押印し、印鑑登録証明書を添付するのが普通です。

土地測量図や境界確認書は、登記所から取得できるとは限りません。特に、境界確認書は法務局では取得できません。
これらの書類を作成するためには、土地家屋調査士や測量士に依頼します。

ポイント

・土地の形状や境界線情報をただしく伝えるために、売却時に必要な書類

取得方法

・登記所から取得する、もしくは土地家屋調査士/測量士に依頼する

耐震診断報告書

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古い家では、現行の耐震基準を満たしていない場合があるため、耐震診断を受けて耐震診断報告書を持っていた方が売りやすくなります。
必須ではありませんが、現行の耐震基準を満たしていることを相手に示して安心させるため、用意しておきましょう。

耐震診断は専門の業者に依頼します。費用はかかりますが、自治体で助成制度を利用できるケースもあり、戸建てならそれほど高額にはならないケースもあります。
マンションの場合には、耐震診断をしたことがあるか管理組合に聞いてみましょう。

ポイント

・耐震診断の結果を証明する書類で、古い家やマンションの場合はあるとよい

取得方法

・まずは、自治体や管理組合に問い合わせて、書類の取得もしくは診断の依頼をする

アスベスト使用調査報告書

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こちらも古い家で問題になることが多く、調査は専門の業者に依頼します。
耐震診断報告書と同じく必須ではないのですが、不動産会社が報告書の有無を買主に説明しますし、買主を安心させるためにあった方が良い書類です。

ポイント

・アスベストの使用についての調査書類であり、古い家やマンションの場合はあるとよい

取得方法

・登記所から取得する、もしくは土地家屋調査士/測量士に依頼する

住宅性能評価書

もっと詳しく

客観的な視点で、住宅を評価した結果を示すもので、評価機関に依頼して手に入れます。
調査内容は、火災時の安全性や温熱環境、空気・音、防犯性などです。
あればよいという程度の書類で、買主が求めてくることも少ないと考えられますが、買う側の心理からすると、住宅の性能が等級や数値で確認できて安心できますので、あると好ましいでしょう。

ポイント

・買主が必ず求めてくることは少ないが、あると良い書類

取得方法

・評価期間の依頼は全国にある。依頼先は専門の調査機関から(※下記リンク参照)

住宅性能評価・表示協会

なお、土地を売却する場合の全体像はこちらを

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ご参照ください。

HOME4U運営会社株式会社NTTデータ・スマートソーシング
運営開始時期2001年11月
対象エリア全国
累計利用者数700万人
提携会社数1,300社
同時依頼社数6社
一括査定の申し込み手順はこちら!

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準大手不動産会社B980万円売り出しの800万円目安
大手不動産会社C800~1,000万円
大手不動産会社D買取で750万円
大手不動産会社E1,048万円
準大手不動産会社F1,080万円
大手不動産会社G連絡なし

これだけ差が出ると、改めて複数の不動産会社に査定を依頼することの重要性を感じます

体験談について詳しく知りたい方は以下の記事をお読みください。

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