不動産売却に必要な書類とその取得方法

必要書類

不動産を売却するときに必要な書類は、売却までの流れの中で異なりますし、必要な書類は不動産会社に指示されるので、言われてからそろえても大丈夫です。
自分でそろえなくても、不動産会社が代わりに用意してくれる書類も多くあります。

ただし、あらかじめ準備しておくと、慌てずに済んだり、公的な書類は日中の昼間しか用意できなかったりと、何かと書類をそろえるのは面倒です。
また、売却手続きがスムーズに行えることは、買主にとってもメリットが大きく、せっかくの購入希望者を逃さないためにも、事前準備は大切でしょう。

必要書類は売主の状況や不動産会社の方針によるものもあるため、すべてが必ず必要とも限りませんし、これ以外の書類を求められることもないとは言えません。
その中で主なものは、次のような書類です。

書類 戸建 マンション 土地
登記簿謄本(登記事項証明書)
登記済権利証・登記識別情報
地図(公図)
建築確認済証・検査済証
管理規約・使用細則
マンションの維持費に関する書類
固定資産税納税通知書・課税明細書
設計図書・工事記録書
間取り図・パンフレット・広告
不動産取得時の契約書・重要事項説明書
預貯金口座情報
ローン残高証明書
本人確認書類
実印・印鑑登録証明書
住民票・戸籍の附票
付帯設備および物件状況確認書
土地測量図・境界確認書
耐震診断報告書
アスベスト使用調査報告書
住宅性能評価書

※○:原則必要 △:場合による -:非該当

不動産の売却では、査定に始まり物件の引き渡しまで、非常に多くの書類が関係します。
必要書類は、戸建、マンション、土地でも異なりますが、必須の書類となると大体似たようなもので、登記関係と本人確認関係です。

法務局(登記所)が交付する書類

不動産には登記が付きものなので、法務局(登記所)が交付する書類が多く使われます。
登記の記録である登記簿は、不動産取引の公正のために誰でも閲覧・取得可能ですが、所有者しか持っていないはずの書類もあります。

登記簿謄本(登記事項証明書)

不動産の情報、権利者とその権利など、登記されている記録を証明できる書類で、各地にある登記所(法務局や支局・出張所)で取得可能です。
登記簿での管理なら登記簿謄本、電子化されていれば登記事項証明書で取得します。

登記簿謄本には、不動産の権利関係、建物の床面積や土地の地積(面積)が記載されているので、あらゆる場面でとても重要な書類です。
土地と建物は異なる不動産と扱われており、それぞれが登記されているので、土地と建物の両方が対象のときは、登記簿謄本もそれぞれ必要になります。

登記済権利証・登記識別情報

広義では不動産の登記完了によって、登記名義人に交付される書類ですが、狭義には不動産の取得時に所有権が登記されることで、所有者が受け取る登記所交付の書類です。
必然的に所有者しか持っていないので、「権利書」や「権利証」とも呼ばれます。

登記済権利証は登記簿で管理されている登記所、登記識別情報は電子化されている登記所で利用されており、再発行のできない書類なので非常に重要です。
ただし、これらの書類を持っていること自体が所有権を意味するのではなく、所有権の登記をした本人であることを証明できるに過ぎません。

したがって、紛失していても所有権が失われるものではありませんが、実務上はこれらの書類で所有権者としての本人確認が行われるため重要になっています。

地図(公図)

不動産売却では、隣地も含めて土地の区画が示されている地図が必要となり、可能であれば登記所で取得した地図がよいとされますが、物件の所在を図で示すための地図ですから、一般に売られている地図での代用も多いです。

公図は「地図に準ずる図面」として、地図の代わりとして登記所で取得できます。
公図は古い時代に作成された不正確な地図で、不正確なため現在置き換え作業が進められており、公図しかない土地では、地積測量図を必要とすることもあります。

不動産の所有者が保有している書類

ここで説明しているのは、所有者であれば持っているはずの書類ですが、必ずしもすべての書類を用意するとも限りません。
必要であれば不動産会社に指定されるはずなので、可能性として捉えてください。

建築確認済証・検査済証

戸建の所有者なら持っている書類で、役所(または検査機関)が交付します。
どちらの書類も、建物が建築基準法に適合していることを証明するものです。

建築確認済証は、建築前の確認申請で交付され、検査済証は建築後の完了検査に合格すると交付されますが、査定時に必要とされることは少ない書類である一方、売却時には適法な建築物であることを証明するために必須です。

これらの書類は、紛失しても再発行はできない代わりに、発行したことを証明する証明書は発行してもらえるので、紛失しているなら役所に問い合わせてみましょう。

管理規約・使用細則

マンションの管理組合で決められた管理規約や使用細則は、所有者の全員に冊子として配られるのが通常です。
配布された管理規約や使用細則がないとしても、管理組合の組合員であれば閲覧が許されるので、コピーを取らせてもらえば対応できます。

査定時に必須の書類ではないですが、マンションの制限として知らせるべき内容を含みますし、ルールもわからないマンションを買うのは普通に考えて誰でも抵抗があるので、売却時は必須の書類とされています。

マンションの維持費に関する書類

マンションでは、管理費や修繕積立金などの金額も、買主にとっては重要な情報になるため、維持費の金額がわかる書類を用意しておきます。
査定時に必要とされることは少なくても、売買契約までにはそろえておきましょう。

固定資産税納税通知書・課税明細書

毎年1月1日時点における不動産の所有者には、毎年5月以降のタイミングで、固定資産税と都市計画税の納税通知書と課税明細書が同封されて送られます。
対象不動産の固定資産税評価額や税額が記載されているため、評価額を査定の参考や登録免許税の計算に使ったり、税額を売却時に精算したりする目的で使われます。

納税義務がある不動産の所有者しか持っていない書類で、情報としては評価額と税額があれば足りるのですから、紛失していても評価額は固定資産評価証明書、税額は固定資産公課証明書(公課証明書には評価額も記載されている)で代えることが可能です。

設計図書・工事記録書

建物の図面や仕様書などの一式を、一般には設計図書といいます。
戸建では、施工会社や不動産会社、前の所有者から渡されるものですが、マンションでは設計図書が管理組合や管理会社に保管されています。

したがって、戸建なら自分で用意する書類になり、保管してなければ施工会社や購入した不動産会社に問い合わせしてみましょう。
マンションでは、買主を仲介する不動産会社が、管理組合や管理会社に問い合わせて閲覧させてもらう形態になるはずです。

売却に必須の書類ではないですが、設計図書や工事記録書は、どのような設計でどのような工事がされて建てられた家か記録しているため、特に買主が将来増改築をする際にないと困る書類です。

間取り図・パンフレット・広告

建物の取得時は、事前に間取り図が掲載されたパンフレットや広告を見ているでしょうから、それらが手元にあれば提出します。
これより詳細な図面が設計図書なので、必須の書類ではありません。

不動産取得時の契約書・重要事項説明書

売買契約書や建築工事請負契約書と、不動産会社の仲介を受けているときに不動産会社から受け取った重要事項説明書で、持っていれば必要な程度です。
しかし、重要事項説明書には、買主に説明するべき物件の状況などが含まれているため、確実にあったほうがよい書類でしょう。

預貯金口座情報

売却代金(場合によっては手付金)の振込先情報として必要です。
不動産は高額取引であるため、現金を手渡しすることは少なく、ほとんどが振込による代金の授受がされます。

ローン残高証明書

売却物件にローンが残っているときは必要とされる書類です。
ローン残高証明書は、借り入れている金融機関に発行してもらいますが、返済予定表があれば代えることができるはずです。

本人確認等のために使用される書類

不動産取引では、本人確認されずに売買が成立することは考えられず、それは本人の意思によらない契約行為が、無効とされる可能性を回避するためです。
売主が保有している書類、役所で取得する書類について説明します。

本人確認書類

よく使われるのは運転免許証で、パスポート、住基カードなど、一般に本人確認で使われる顔写真付きの本人確認書類です。
原則として顔写真付きが望ましいですが、持っていない人もいるため、健康保険証などが使われることもあります。

不動産売却では、本人確認(本人が売却する意思の確認)が必ずされます。
これは、不正取引を防止することからも絶対的な条件で、本人であることが十分に推測できる状況であっても、普通の不動産会社や司法書士ならは本人確認します。

実印・印鑑登録証明書

実印とは、役所に印鑑登録している印鑑のことで、いわゆる安価な三文判でも、印鑑登録していれば実印として扱われます。
逆に、どれほど高価な印鑑でも、役所に印鑑登録していないと実印ではありません。

不動産の売却では、実印を使って書類に押印するのが一般的です。
その際、実印が本物であることを証明する書類が印鑑登録証明書で、印鑑登録した役所に申請して交付してもらいます。
発行から3ヶ月以内としているケースが多いので、この点は注意しましょう。

住民票・戸籍の附票

特定地域の住民であることを証明する書類で、一般には住所の証明で使われます。
住民登録をしている地域の役所に申請して交付してもらう書類です。

住民票が必要になるのは、登記簿上の住所と現在の住所が異なる場合で、登記簿上の住所から現在の住所に至るまでの住所履歴として、住民票を提出します。
住民票に有効期限はありませんが、提出先が必要に応じて有効期限を決めており、不動産売却の手続きでは3ヶ月以内の発行に限定していることが多いです。

また、住民票だけで住所履歴を証明できないときは、戸籍の附票という戸籍単位で管理された住所履歴が必要になることもあります。
住民票と違い、戸籍の附票は本籍地の役所に申請するので注意しましょう。

その他の書類

その他の書類としては、主に物件関係の書類です。
いずれも重要な書類なのですが、必要とされるかどうかは、買主や不動産会社の対応でも異なってくるため、不動産会社に確認しておきましょう。

付帯設備および物件状況確認書

付帯設備および物件状況確認書は、名称のとおり付帯設備と物件状況を記載して買主に報告するもので、普通は不動産会社が書式を用意してくれます。
付帯設備がない土地の場合は、物件状況だけ記載することになります。

各種付帯設備の有無、物件の瑕疵(不具合)について知っていることを記載し、不利になりそうだからと黙っているのは得になりません。
売主が知っていて告げなかった瑕疵は、買主が発見すると責任を免れないからです。

土地測量図・境界確認書

戸建や土地の売却時で、公図が不正確なときや境界が不明瞭なときに必要になることはあっても、査定時に必要とされることは少ない書類です。
しかし、面積や境界があいまいでは、トラブルの元になるため売却時は必須です。

土地測量図は、土地の形状と測量結果が記載された図面です。
境界確認書(筆界確認書とも呼ばれます)は、隣地の所有者と土地の境界について合意した文書で、各所有者が実印で押印し、印鑑登録証明書を添付するのが普通です。

土地測量図も境界確認書も、土地の登記簿と一緒に備え付けられているべき書類ですが、すべての土地で登記所から取得できるとは限りません。
これらの書類を作成するためには、土地家屋調査士に依頼します。

耐震診断報告書

古い家では、現行の耐震基準を満たしていない場合があり、耐震診断を受けて耐震診断報告書を持っていたほうがよいです。
必須ではないですが、現行の耐震基準を満たしているならあって損はないでしょう。

耐震診断は、専門の業者に依頼しますが、自治体で助成制度をしていることが多く、戸建ならそれほど費用はかかりません。
マンションの場合には、耐震診断をしたことがあるか管理組合に聞いてみましょう。

アスベスト使用調査報告書

こちらも古い家で問題になることが多く、調査は専門の業者に依頼します。
耐震診断報告書と同じく必須ではないですが、不動産会社が報告書の有無を買主に説明することから、あったほうがよい書類です。

住宅性能評価書

客観的な視点で、住宅を評価した結果を示すもので、評価機関に依頼して手に入れます。
あればよいという程度の書類で、買主が求めてくることも少ないと考えられますが、買う側の心理からすると、住宅の性能が等級や数値で確認できるので好まれます。

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